Benefiz-Sommerrock-Festival bringt 50 Helfer in Bewegung

Wenn man selbst an dem Abend Gast einer Veranstaltung wie das Sommerrock-Festival ist, sieht man sehr wohl viele Helfer arbeiten. Doch wieviel Energie tatsächlich in die Organisation eines derartigen Konzertes investiert werden muss, bekommt man meist nur am Rande mit. Alleine am Samstagabend sind auf dem Hof Vortmann rund 50 Helfer und Akteure für den guten Zweck im Rahmen einer Benefizveranstaltung im Einsatz und verwandeln einen Bauernhof in eine Konzertarena. Wir schauten deshalb einmal hinter den Vorhang des 10. Sommerrock-Festivals und befragten die Organisatoren und Akteure des 10. Sommerrock-Festivals, das am Samstag auf dem Hof Vortmann in Marl-Frentrop/Altendorf stattfindet.

„Nach dem Sommerrock ist vor dem Sommerrock!“ So bringt es Peter Gesser, Löwenherz-Sänger und Mitorganisator des Lions Club Marl-im-Revier kurz auf den Punkt. „Wir haben schon nach dem letzten Festival im Juli des letzten Jahres mit den Vorbereitungen begonnen. Schließlich mussten die Bands aufgrund der Urlaubs- und Ferientermine im Sommer frühzeitig gebucht werden.“ Schon im Januar hat das Organisationsteam des Clubs dann auch den Termin festgelegt und in den Veranstaltungskalendern eingetragen. „Dabei mussten wir auch darauf achten, dass wir mit keiner der traditionell stattfindenden Veranstaltungen in Marl und Dorsten sowie mit der Fußball-Weltmeisterschaft terminlich kollidieren.“

Im Februar gab es dann auch schon die ersten greifbaren Ergebnisse. Der erste Plakatentwurf der Grafikerin und Lions-Mitglied Barbara Floer wird im Organisationsteam abgestimmt. Horst Lehn, Präsident des Lions Club Marl-im-Revier: „ Wir sind wohl mit nur 20 aktiven Mitgliedern ein kleiner Club, dafür haben wir viele Talente und ungeheuer viel Engagement in den eigenen Reihen.“ Und nach der Fertigstellung des Entwurfes ging es dann auch darum, die Finanzierung der rund 400 Plakate und 18.000 Informationsflyer sicher zu stellen. Hier müssen im wahrsten Sinne des Wortes Klinken geputzt werden, um elf Unternehmen dazu zu bewegen, mit einer kleinen Spende die Finanzierung zu unterstützen. Danach folgt viel Kleinarbeit: Die Presseartikel werden vorbereitet, Bildmaterial und Texte der beteiligten Bands zusammen gestellt, die Verteilung der Materialien geplant, die Veranstaltung in den regionalen Veranstaltungskalender eingestellt, die sozialen Netzwerke mit Artikeln beliefert…und, und, und. Die vierseitige Checkliste des Organisationsteams lässt sich beliebig fortsetzen.

Vor den Sommerferien dann der Start der logistischen Vorbereitung. „In den letzten Jahren haben wir genau dokumentiert, welche Mengen an Bier, Wein und Erfrischungsgetränken verkauft wurden. Dadurch können wir schon ziemlich sicher kalkulieren, damit wir nicht an dem Abend auf dem Trockenen sitzen ,“ so Anke Eich, die gemeinsam mit Marina Gesser die Logistik des Festivals managt. „In diesem Jahr kam allerdings ein besonderes Problem auf uns zu. Wir könnten schon im Mai keinen Toilettenwagen zu einem halbwegs akzeptablen Preis mieten. Alle Verleiher waren schlichtweg ausgebucht.“ Doch auch das Problem wurde mittlerweile gelöst, so dass auch für die menschlichen Bedürfnisse vorgesorgt ist. Daneben kümmern sich die beiden mit Ihrem Team um Sitzplätze und Stehbiertische, um die Dekoration der Verkaufsstände, die Einlasskontrolle und Kasse, den Personaleinsatzplan zum Aufbau, an dem Abend und zum Abbau, sowie um die Versorgung der externen Helfer und Musiker.

Eigens für die Veranstaltung wird der Nahe-Winzer Jens Adelseck, seit einem Monat ebenfalls Mitglied des Lions Club Marl-im-Revier, mit einem rustikalen Weinstand und einigen ausgewählten Spezialitäten seines Weingutes das Catering auf dem Hof Vortmann vervollständigen. Für das Festival reist der Inhaber des Weingut Adelseck eigens von der Nahe an die Lippe, um neben dem Lions-Riesling Löwenberger Steiger Nr. 5, den Gästen auch einen Prosecco oder einen guten Rotwein anbieten zu können.

Die letzten beiden Wochen vor dem Festival wird es dann doch noch wuselig. Jetzt werden die letzten Abstimmungen mit der Technik und den Künstlern vorgenommen. Wie viele Bühnenelemente werden benötigt? Wieviel Licht ist notwendig? Wie wollen wir dekorieren? Wo soll die Videowand hin? Welche Leistung benötigen wir für die Lautsprecheranlage? Wo bekommen wir ausreichend Strom her? Sebastian Ritz und Johannes Hemsing kümmern sich schon seit Jahren ehrenamtlich um die technische Organisation des Festivals. „Wie in jedem Jahr haben wir einen besonderen Ehrgeiz, mit unserer Technik das Festival richtig in Szene zu setzen,“ freut sich Sebastian Ritz, Chef von BETA-Events. „In diesem Jahr können wir dem Event mit unserer Lichttechnik noch besser das richtige Ambiente geben, da der Sonnenuntergang Ende August bereits um 20.15 Uhr ist. Im letzten Jahr war es noch bis kurz nach 22 Uhr hell und sonnig, so dass wir die Lichteffekte nur beschränkt einsetzen konnten.“

Auch die Bands haben Ihre Vorbereitung nahezu abgeschlossen. Die Setlisten, Programmpunkte und Moderationen sind abgestimmt und die letzten Probetermine werden genutzt, um dem Publikum die Stücke perfekt präsentieren zu können. Dabei hatte Philipp Artmann die schwierigste Aufgabe zu bewältigen. Im Gegensatz zu den beiden Bands Löwenherz und Five X ist seine 8-köpfige Formation erst seit kurzer Zeit musikalisch auf dem Weg. Die MarLeo Gala im März des Jahres war der erste große Auftritt in dieser Besetzung. Seitdem probt die Band unter erschwerten Bedingungen, schließlich muss Frontmann und Forstwissenschaftsstudent Philipp Artmann auch an seinem Studienort in Göttingen für Klausuren und Prüfungen präsent sein. „Wir haben die wenigen Probe-Gelegenheiten zu Acht richtig gut und effektiv nutzen können.“ beschreibt der in Marl geborene Singer-Songwriter die Vorbereitungen. „Seit der Gala im Theater Marl haben wir uns immer wieder in Recklinghausen eingefunden um weiter an unserem Set zu feilen. Ein paar neue Songs und Überraschungen werden beim Sommerrock auf jeden Fall dabei sein!"

In den Tagen unmittelbar vor dem 23. August beginnen für den Landwirt Andreas Vortmann und für Dorothe Vortmann mit ihrem Team vom Erdbeerhof die Vorbereitungen. So muss die riesige Remise, die rund 400 Menschen wettergeschützt Platz bietet, vollständig ausgeräumt werden. Im Kühlhaus muss für die Getränke und Lebensmittel Platz geschaffen werden und am Tag vor dem Konzert wird beim Aufbau mit Hand angelegt. Andreas Vortmann: „Wir brauchen regelmäßig den Hubsteiger, um die Technik an der Deckenkonstruktion der Remise sicher zu befestigen. Mich wundert es dabei immer wieder, wie wir gemeinsam mit den Lions einen landwirtschaftlichen Betrieb in eine Eventlocation verwandeln können!“ Am Samstagabend wird das Hof Vortmann-Team mit einem Grillangebot und Spezialitäten aus dem Flammkuchen-Ofen für das leibliche Wohl sorgen.

„Ich hoffe auf ein tolles Bühnenlicht, ein begeistertes Publikum und gut aufgelegte Musiker – das bringt die schönsten Motive,“ hofft Ralf Deinl, der gemeinsam mit Günter Lehn das Event fotografisch in Szene setzt. Nach jedem Konzert werden von dem Fotografen und dem Pressebeauftragten des Lions Clubs, Peter Gesser, häufig bis zu 800 Fotos ausgewertet und nachbearbeitet, um anschließend in der Lokalpresse und den sozialen Medien verwendet zu werden.

Am Freitag und Samstag erreicht dann die (An-)Spannung für die Helfer Ihren Höhepunkt. Klappt der technische Aufbau? Gibt es keine personellen Ausfälle? Spielt das Wetter mit? Kommen schließlich die Menschen, die wir brauchen, um das Ganze auch für die unterstützten Organisationen finanziell erfolgreich zu machen? „Bei diesem Benefiz-Konzert geht tatsächlich absolut jeder Cent, den wir erwirtschaften und nicht nur ein oder zwei Euro des Eintrittspreises, an die gemeinnützigen Organisationen,“ erläutert Horst Lehn als Präsident des Lions Club den karitativen Hintergrund. „Jeder Besucher, der kommt, unterstützt mit seinem Eintritt und dem einen oder anderen Getränk Organisationen, die auf unsere finanzielle Hilfe angewiesen sind.“

In Kürze:

Samstag, den 23.8.2014, ab 18 Uhr
Hof Vortmann in Marl-Frentrop/Altendorf, Altendorfer Str. 31
Veranstalter: Förderverein des Lions Club Marl-im-Revier
Eintritt 9 €

Ein Benefizkonzert zu Gunsten der Marler Förderprojekte des Lions Club Marl-im-Revier | WiLLmA, ambulanter Kinderhospizdienst Recklinghausen, Guido-Heiland-Bad, Schule 2000
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