Trennungsgespräche

Wie führe ich ein Trennungsgespräch?

In der vergangenen Woche trennte sich der DFB von Trainer Hansi Flick. Damit zog der Verband die Reißleine und beendete eine eher unglückliche Zusammenarbeit. Am Abend der Niederlage gegen Japan bat Sportdirektor Rudi Völler um "eine Nacht Schlaf", um alles sacken lassen zu können.

Natürlich nutzten die Verantwortlichen die Nacht, um über das weitere Vorgehen zu besprechen. Das Pikante: Hansi Flick leitete am Morgen darauf ein öffentliches Training und zeigte sich kämpferisch. Nahezu parallel dazu sickerte durch, dass der Verband sich noch am gleichen Tag von ihm trennt.

Fussball liefert immer wieder Beispiele, wie man es nicht macht.

In meinem Beispiel wird deutlich, dass es sehr wohl Hinweise gibt, an die man sich halten sollte, wenn man sich von einem Top-Arbeitnehmer trennt. Und darum soll es heute gehen: Wie führe ich gute Trennungsgespräche?

Dazu müssen wir im ersten Schritt klären, wie es überhaupt zu einer Trennung kommt?

Arbeitgeber kündigt Arbeitnehmer,

• weil unzufrieden mit Leistung
• weil Vertrag nicht verlängert wird.
• Probezeit nicht bestanden.
• Persönliches Verhalten
• Andere betriebliche Gründe

Arbeitnehmer kündigt Arbeitgeber

• Unzufrieden mit Job, Arbeitsbedingungen, Gehalt oder Entwicklungsperspektiven
• Konflikte mit Führungskraft, Kunden, Lieferanten, MA
• Neuer Job, in denen die Punkte von eben besser sind.

Für viele Führungskräfte ist besonders das Aussprechen einer Kündigung eine enorme Hürde. Und davor scheuen sich auch einige Führungskräfte und wählen dann einen eher taktlosen Weg oder delegieren solche Gespräche dann an die Personalabteilung.

Ich lasse hier jetzt mal bewusst außen vor, dass ein Mitarbeiter durchaus gute Gründe liefert, ihnen zu kündigen. Es geht mir bei diesem Thema eher darum, dass es für dich als Führungskraft dazu gehört, unangenehme Entscheidungen zu treffen, sie zu kommunizieren und deren Auswirkung auszuhalten.

Trennungsgespräche führen - Viele sorgen sich um diese Folgen

Was kann passieren, wenn ich einem MA die Kündigung ausspreche?

• Er/Sie nimmt es regungslos hin – Kann ebenso überraschend wie überfordernd sein, wenn gar keine Reaktion kommt. Gespräch später nochmal aufgreifen, falls Fragen sind.
• Er/Sie fährt die Krallen aus und wehrt sich energisch. Das ist sicherlich ein komplexer Prozess, der unterschiedliche Dinge in uns triggert. Ein schlechter Tipp wäre, zurückschreien und eine vielleicht aufgestauten Wut freien Lauf lassen. Besser wäre es, wenn Du den Emotionen des Mitarbeiters Raum gibst und nach einem Abkühlen wieder fortfährst. Dabei kann es vorkommen, das Gespräch zu verschieben, um die Emotion dann nochmal aufzugreifen.
• Er/Sie bricht in Tränen aus. Das triggert das schlechte Gewissen in uns. Schlechter Tipp: Auch in Tränen ausbrechen oder zu sachlich darüber hinweg gehen. Besser: Emotion Raum geben und nach Abkühlen wieder fortfahren.

Trennungsgespräche führen - Aus diesen Gründen ist es hilfreich

Wenn es egal wäre, wie wir in solchen Momenten kommunizieren, wären viele Trainer u. a. auch ich arbeitslos. Aber wem oder was bringt es überhaupt etwas, ein sauberes Trennungsgespräch zu führen.

Wem helfen gute Trennungsgespräche?:

• Dir: Es stärkt die Wahrnehmung der Rolle à Du kannst auch knifflige Situationen lösen, ohne das neue Konfliktherde ausbrechen.
• Kollegen: Wie du ihm, so du mir? Die Angst, dass das eine neue Unternehmenskultur ist, kann um sich greifen.
• Der/Die Gekündigte: Die Arbeitsmoral sinkt – meistens arbeiten diese Menschen noch ein paar Tage für Euch, Die Person fühlt sich herabgewürdigt und lässt kein gutes Haar an dir und dem Unternehmen.

Dabei erfährt das Thema Zurück zur Ex im Beruf eine große Beliebtheit. In einer Umfrage, die in der Wirtschaftswoche zitiert wird, sprechen sich 43% der Befragten eine Rückkehr zum ehemaligen Arbeitgeber vorstellen. Keine so schlechte Quote im Fachkräftemangel.

Und wertschätzende Trennungsgespräche haben auch den Vorteil, dass man durchaus daraus lernen kann, was man eventuell beim nächsten Mal anders macht.

Beispiel 1: Wir kündigen einem Mitarbeiter oder die Person kündigt in der Probezeit. Dann sagt uns das natürlich auch sehr viel darüber aus, wie das Onboarding, d.h. die die Leute an Bord kommen, läuft. Wir sollten uns in so einem Fall auch mit dem Einstellungsverfahren auseinander setzen.

Beispiel 2: Wir kündigen aufgrund von ausbleibender Leistung. Das sagt uns sicherlich auch etwas über die Anforderungen, über die Zusammenarbeit und über die Belastung des Teams aus.

Das heißt: Wir können viel für eine interne Verbesserung lernen.

Trennungsgespräche führen - Ablauf

Kommen wir aber nun zum eigentlichen Gespräch. Da wäre ja zunächst die Frage: Wie gehe ich das überhaupt an?

Schreibe ich bereits in der Outlook-Einladung, dass ich die Kündigung aussprechen will? Eher nicht, vielleicht gibt es einen neutraleren Weg, wie z. B. Gespräch, Rücksprache, Mitarbeitergespräch.

Rein theoretisch, würde ich das Gespräch in vier Phasen unterteilen.

• Gesprächseröffnung: Du begrüßt den Mitarbeiter und erläuterst die aktuelle Situation.
• Trennungsaussprache: Du überbringst die Trennungsbotschaft bzw. sprichst die Kündigung aus.
• Argumentation und Reaktion: Du begründest die Entscheidung und geben dem Mitarbeiter Raum für Fragen und Emotionen.
• Beendigung des Gesprächs: Du nennst die nächsten Schritte und beendest das Gespräch mit Zuversicht für die restliche Zeit.

Insbesondere Punkt 3 braucht eine gute Vorbereitung. Dazu habe ich ein paar Leitfragen, die du mal mehr mal weniger detailliert, beantworten solltest und sicherlich dazu beiträgt, dass dein Gegenüber den Schritt besser nachvollziehen kann. Dieses sollte unter anderem folgende Fragen beantworten:

• Nach welchen Kriterien wird entschieden, wer entlassen wird?
• Zu welchem Zeitpunkt erfolgt die Kündigung?
• Wann und wie wird die Kündigung ausgesprochen?
• Wie werden die verbleibenden Mitarbeiter über die Kündigungen informiert?
• Wie werden sie gegenüber den zu kündigenden und den verbleibenden Mitarbeitern begründet? Und:
• Wie gestalten wir den Trennungsprozess? à Übergabe, Hilfe bei der Suche einer neuen Aufgabe, Arbeitszeugnis

Trennungsgespräche führen - Tipps

Ganz wichtig: Das Überbringen solcher Nachrichten ist leider Dein Job. Da kann es passieren, dass man schnell aus dieser Situation raus will. Und wenn du fleißiger Hörer oder fleißige Hörerin dieses Podcasts bist, dann wirst du merken, dass „schnell-schnell“ nicht gut funktioniert.  Also einfach ins Gespräch zu starten mit: Du bist entlassen! Kann viele vor den Kopf stoßen. Genauso kontraproduktiv ist es, wenn man um den heißen Brei herumredet oder den Mitarbeiter/die Mitarbeiterin noch über den grünen Klee lobt. Also benenne klar den Grund für das Gespräch, z. B. die wirtschaftliche Situation und führe dann zur Konsequenz. Direkt danach kannst du erklären, welche Kriterien dafür ausschlaggebend waren.

Wie bereits erwähnt, löst eine Kündigung Emotionen aus – Die müssen sich nicht zwangsläufig sichtbar machen. Hier ist es keine Schande, dass Gespräch zu vertagen und alles etwas sacken zu lassen. Dafür sollte jeder Verständnis haben. Wofür deine Führungskraft wohl kein Verständnis hat, ist, wenn du im nächsten Atemzug die Kündigung oder die Umstände verweichlichst. Nach dem Motto: Ich verstehe auch nicht, wieso der Vorstand so entschieden hat. Um es ganz klar zu sagen: Du vertrittst das Unternehmen und damit haben sie die Verantwortung, diese Entscheidung auch demensprechend zu verkaufen.

Ein weiterer Aspekt ist das Thema: „Du hast mir doch letztens erst gesagt, wie gut ich bin und wie meine Entwicklung aussieht.“. Wenn so etwas passiert, dann sieht das nicht optimal aus. Steh zu Deinen Worten und Taten. Bedaure den Irrtum. Erkläre, dass Du zum damaligen Zeitpunkt die Situation anders eingeschätzt hast, diese sich aber in der Zwischenzeit aufgrund der Faktoren A, B, C geändert hat.

Trennungsgespräche führen - Zusammenfassung

Gute Trennungsgespräche sind wichtig, für dich als Führungskraft, für das restliche Team und für die entlassene Person, damit sie mit erhobenem Haupt das Unternehmen verlässt. Außerdem wirft es den Fokus auf Verbesserungsmöglichkeiten, die wir angehen sollten, damit sich eine Trennung nicht schnell wiederholt. Eine gute Vorbereitung ist das A und O. Erkläre die Kriterien, die zur Kündigung führen und gib genügend Raum für aufkommende Emotionen. Flüchte dich nicht aus der Verantwortung und stehe Rede und Antwort.