Geschäftsreisen zu Coronazeiten

Die Corona Pandemie beeinflusst nicht nur das Privatleben, sondern hat auch großen Einfluss auf geschäftliche Beziehungen. Ein Bereich, der davon besonders betroffen ist, sind Geschäftsreisen. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen sich auf veränderte und noch dazu ständig wechselnde Bedingungen einstellen.

Wann sind Geschäftsreisen notwendig?

Corona hat die Art, wie Geschäfte abgewickelt werden, nachhaltig verändert. Klassische Geschäftsreisen, bei denen sich Firmenrepräsentanten mit Kunden oder Kollegen zum Erfahrungsaustausch oder zur Beratung treffen, wurden stark reduziert und zum großen Teil durch Videokonferenzen ersetzt. In einigen Fällen sind Geschäftsreisen jedoch unumgänglich. Das trifft zum Beispiel auf Monteure oder Mitarbeiter im Kundendienst zu, die Reparatur- und Wartungsarbeiten beim Kunden vor Ort verrichten müssen oder Mitarbeiter, die im Außendienst eingesetzt sind.

Welchen Problemen sehen sich Arbeitgeber bei Geschäftsreisen in Coronazeiten gegenüber?

Was Dienstreisen angeht, befinden sich Arbeitgeber in einem Dilemma. Auf der einen Seite haben sie ein Weisungsrecht gegenüber dem Arbeitgeber. Sie sind befugt, eine Dienstreise anzuordnen. Das trifft in besonderem Maß auf Jobs zu, bei denen eine Reisetätigkeit im Arbeitsvertrag vereinbart ist. Auch wenn eine Dienstreise für die Existenz des Unternehmens unbedingt erforderlich ist, kann sie vom Arbeitgeber angeordnet werden.

Dem steht die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gegenüber. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, alles in seiner Kraft Stehende zu tun, um gesundheitliche Gefahren von seinen Mitarbeitern abzuwenden. Die Reise in ein Hochrisikogebiet, in dem eine hohe Gefahr der Ansteckung mit dem Coronavirus besteht, lässt sich damit nicht immer in Einklang bringen. Zu diesen Verpflichtungen zählt bspw. die Bereitstellung von Masken, Desinfektionsmitteln und anderen Schutzmitteln in ausreichender Menge und Qualität.

Entstehen bei der Dienstreise im Zusammenhang mit Corona zusätzliche Kosten, ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese zu übernehmen. Typische Beispiele sind die Kosten für Unterkunft und Verpflegung, wenn eine Quarantäne erforderlich wird. Auch die Kosten für PCR- und Schnelltests muss der Arbeitgeber übernehmen. Erkrankt der Arbeitnehmer während einer Dienstreise im Ausland an Corona oder einem anderen Problem, muss der Arbeitgeber die Kosten der Behandlung übernehmen, weil der Arbeitnehmer die Reise auf dessen Weisung unternommen hat.

Was müssen Arbeitnehmer bei Geschäftsreisen in Coronazeiten beachten?

Der Arbeitnehmer hat das Recht, eine Dienstreise zu verweigern, wenn diese als "unbillig" eingestuft wird. Mit unbillig ist gemeint, dass bei der Reise die Interessen des Arbeitnehmers nicht genügend berücksichtigt wurden. Allerdings ist juristisch nicht klar definiert, was mit dem Begriff unbillig gemeint ist.

Arbeitnehmer sind dazu verpflichtet, alles zu tun, was in ihren Kräften steht, um den erfolgreichen Verlauf der Dienstreise zu gewährleisten. Dazu gehört in Zeiten von Corona die Einhaltung der geltenden Bestimmungen. Hierzu zählen u.a. Zugangsbeschränkungen für ungeimpfte Personen, die Pflicht, sich in bestimmten Abständen testen zu lassen, an bestimmten Orten und Gelegenheiten Masken zu tragen oder bei der Einreise bzw. nach der Rückkehr für eine gewisse Zeit in Quarantäne zu gehen. Kurz gesagt sind sie dazu verpflichtet, den Anweisungen der örtlichen und zentralen Behörden Folge zu leisten.

Welche Reisebeschränkungen gelten derzeit für Dienstreisen in Deutschland und im Ausland?

Dienstreisen innerhalb von Deutschland sind derzeit grundsätzlich möglich. Dienstreisende müssen sich dabei an die geltenden Corona-Regeln halten, die von Bund und Ländern festgelegt wurden. Für den öffentlichen Personenverkehr sowie für innerdeutsche Flüge gilt deutschlandweit die 3G-Regel. Alle Reisenden mit einem Impf- oder Genesenennachweis oder einem aktuellen negativen Corona-Test dürfen die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen. Dabei ist jederzeit ein Mund-Nasen-Schutz, je nach Bundesland auch in Form von FFP2-Masken, zu tragen.

Für Hotelübernachtungen und Restaurantbesuche gilt in den meisten Bundesländern die 2G-Regel teilweise auch schon die 2G+-Regel. Je nach Bundesland gibt es jedoch Ausnahmen sodass auch die 3G-Regel bei Hotelübernachtungen greift, wonach ein aktueller negativer Corona-Test ausreicht. Für Ungeimpfte gelten in allen Bundesländern zudem strengere Kontaktbeschränkungen sowie ggf. Ausgangsbeschränkungen. In allen geschlossenen Räumen, die öffentlich zugänglich sind gilt außerdem die bereits bekannte Maskenpflicht.

Welche Einreiseregelungen gelten für Geschäftsreisen ins Ausland?

Soll die Geschäftsreise ins europäische oder gar ins außereuropäische Ausland gehen, wird es schon deutlich komplizierter. In den meisten inner- und außereuropäischen Ländern herrscht derzeit eine strenge Nachweis- bzw. Testpflicht. Aus diesem Grund haben die meisten Flughäfen in Deutschland Teststationen aufgebaut, so z.B. der Flughafen in Dresden. Hier sollte jedoch mit Wartezeiten gerechnet werden. Aufgrund dieser Kontrollen und möglicher Vor-Ort Tests sollte daher vor dem Abflug genug Zeit eingeplant werden.

Was die einzelnen europäischen Länder betrifft, gelten je nach Einstufung der Risikostufe unterschiedliche Einreisebestimmungen. Je nach Einstufung in Hochrisikogebiete gilt neben den üblichen Impf-, Test- oder Genesenen-Regeln auch eine Quarantänepflicht bei der Einreise. Dazu zählen zurzeit u.a. England und Österreich. Teilweise müssen vor der Einreise auch konkrete Einreiseformulare ausgefüllt werden, was meist online möglich ist. Die gilt v.a. für interkontinentale Geschäftsreisen. Zudem gelten je nach Zielland unterschiedliche Beschränkungen vor Ort. Hier sollte sich in jedem Fall rechtzeitig vor Reiseantritt über die geltenden Regelungen informiert werden.

Auch die Einreise nach Deutschland sollte gut geplant werden. In jedem Fall ist auch hier der Nachweis eines aktuellen Impf-, Genesenen- oder Testnachweis erforderlich. Erfolgt die Einreise aus einem Hochrisikogebiet, in dem mehr als 24h verbracht wurden, müssen Geschäftsreisende ihre Einreise zunächst digital anmelden und gegebenenfalls erst einmal in Quarantäne. Zudem ist in diesem Fall ein PCR-Test Pflicht, während für die Einreise aus einem Nicht-Hochrisikogebiet auch ein Antigentest ausreichend ist.

Warum ist die Einbeziehung eines Reisebüros bei der Planung von Geschäftsreisen zu Coronazeiten sinnvoll?

Wenn eines während der Zeit der Pandemie feststeht, dann ist es der Fakt, dass nichts sicher ist. Die Bestimmungen im Zusammenhang mit der Corona Pandemie sind sehr komplex und verändern sich stetig. Sie unterscheiden sich nicht nur von Land zu Land, sondern sogar von Region zu Region.

Ein Reisebüro ist in den jetzigen unsicheren Umständen ein guter Ansprechpartner. Die Mitarbeiter des Reisebüros sind über die Regelungen gut informiert, sowohl über die in Deutschland als auch über die im Ausland. Sie geben Arbeitgebern und Arbeitnehmern wertvolle Tipps, die maßgeblich zum Erfolg der Dienstreise beitragen.

Ein Thema ist der Versicherungsschutz, der in Coronazeiten besonders wichtig ist. Damit ist zum Beispiel eine Auslandskrankenversicherung gemeint, die auch die Kosten einer Behandlung bei Covid-19 übernimmt (die viel höher sind als bei den meisten anderen Krankheiten). Dazu kommen noch Produkte wie eine Reiserücktrittsversicherung oder eine Reiseabbruchversicherung. Die Reiserücktrittsversicherung übernimmt die Kosten, wenn eine Reise aus bestimmten Gründen (Krankheit) nicht angetreten werden kann. Die Reiseabbruchversicherung kommt für Kosten auf, wenn die Reise vorzeitig beendet oder unerwartet (beispielsweise wegen Krankheit oder Quarantäne) verlängert werden muss.

Über ein Reisebüro wie zum Beispiel dem Lufthansa City Center LCC in Dresden lassen sich Geschäftsreisen buchen, die ein Komplettpaket bestehend aus Flug und Hotel umfassen. Im Fall von Problemen kann er sich an das zuständige Reisebüro wenden. Auch für den Arbeitnehmer vor Ort stellt das Reisebüro der erste Ansprechpartner dar.

Bei Dienstreisen in Zeiten von Corona ist Fingerspitzengefühl gefragt

Das Coronavirus stellt die Welt vor noch nie dagewesenen Herausforderungen. Schließlich liegt die letzte Pandemie etwa 100 Jahre zurück. Eine sich schnell und unberechenbar ändernde Lage erfordert Flexibilität und pragmatisches Handeln. Wichtig ist es dabei, immer einen Überblick über die jeweils geltenden Regelungen zu haben. Statt die Geschäftsreise im Alleingang zu planen, können Unternehmen auf Reisebüros zurückgreifen, die stets einen Überblick über aktuelle Einreisebeschränkungen und Verordnungen im Zielgebiet haben. Zudem ist so immer ein Ansprechpartner vorhanden, der bei Problemen zu Rat gezogen werden kann.