Campus-Symposium-Tagebuch - 4. Teil

Im Büro des Gästemanagements war es in der letzten Woche etwas leerer. Hier sitze ich normalerweise mit Christoph (27) und Andreas (29). Letzterer muss gerade für seinen Masterstudiengang an der BiTS Klausuren schreiben und kann deshalb diese Woche nicht bei den Vorbereitungen für das Symposium helfen.
Da wir alle drei Ende zwanzig sind, werden wir von unseren Teamkollegen liebevoll „Seniorenbüro“ genannt. In diesem Alter hat man zwar bis zum Seniorendasein noch einen langen Weg vor sich, gehört aber im Team des Campus Symposiums trotzdem schon zum älteren Eisen.
Christoph ist verantwortlich für das Marketing beim Campus Symposium. Andreas und ich sind für das Gästemanagement zuständig. Heute habe ich mich zum Beispiel wieder viel mit der Koordination unserer freiwilligen Helfer, der Volunteers, beschäftigt, die sich an den Veranstaltungstagen um unsere Gäste kümmern.
In unserem Bereich arbeiten am Symposium 30 von ihnen. Da will alles gut vorbereitet werden, damit am 2. und 3. September weder Schwierigkeiten noch langweilige Stunden entstehen. Aber so weit wird es nicht kommen. Genug zu tun gibt’s hier nämlich immer.
Im Gästemanagement sind wir dafür verantwortlich, dass zum Beispiel die Hotels für unsere Gäste gebucht werden. Wir haben mehrere exklusive Hotelpartner in und um Iserlohn. Hier ist es wichtig, dass ich mich gut mit Anna und Kathrin vom Fahrservice abspreche. Die beiden sorgen nämlich dafür, dass die Gäste von den Hotels zu uns auf das Veranstaltungsgelände kommen.
In meinen Aufgabenbereich fällt zudem die Organisation von sämtlichen Countern in den Zelten. Wir haben verschiedene Stände, an denen unsere Volunteers stehen und den Gästen helfen. Sie zeigen ihnen ihre Sitzplätze, geben ihnen den Tagungsband oder hilfreiche Informationen, kontrollieren die Eintrittskarten und geben die Sicherheitsbadges aus. Da gibt es eine ganze Menge Dinge, die bedacht werden müssen. Das fängt bei der Schichteinteilung an und hört bei den Regenschirmen auf, die wir bereitstellen, damit unsere Gäste auf dem Weg nicht nass werden.
Für die Beschilderung und die Sitzplatzplanung im Referenten- und Galazelt sind wir auch zuständig. Deshalb muss ich gleich auch noch zu Claudia, unserer Projektleiterin. Mit ihr will ich nämlich noch absprechen, wie die Sitzordnung beim Dinner ist. Vorher brauche ich aber dringend einen Kaffee. Wir haben schon festgestellt, dass ich eindeutig die Süchtigste im Büro bin. Aber ohne Kaffee läuft halt überhaupt nichts!