Campus Symposium-Tagebuch - 1. Teil

Das bereits sechste Campus Symposion, eine von Studierenden der privaten Hochschule BiTS in Iserlohn organisierte Konferenz, findet am 2. und 3. September statt. Thema in diesem Jahr ist „Nachhaltigkeit – gesellschaftliche Realität oder grüne Fiktion?“. Das studentische Organisationsteam will damit an die Green Business Conference des letzten Jahres anknüpfen. Gleichzeitig soll in diesem Jahr der Aspekt sozialer Nachhaltigkeit im Mittelpunkt stehen. In den nächsten Wochen erhalten Sie an dieser Stelle immer einen kleinen Einblick hinter die Kulissen und somit in die Arbeit der vielen freiwilligen Helfer (Volunteers).

Fünf Tagebuch-Einträge werden in unserer Print-Ausgabe jeweils sonntags vor dem Symposium veröffentlicht.

"Es ist 8.30 Uhr. Pünktlich zum morgendlichen Meeting hat sich das Team im Besprechungsraum eingefunden. Bis auf Andreas, der mal wieder verschlafen hat. Das bringt 1 Euro in das Gemeinschafts-Sparschwein.
Nach und nach gibt jeder Bereich die neuesten Entwicklungen bekannt, spricht mögliche Probleme an und gibt einen Ausblick über anstehende Aufgaben. Anschließend geht es für alle wieder an die Arbeit.
Bei mir steht heute die Planung der Briefing-Days Ende August an. Zwei Tage haben wir Zeit um 200 Volunteers in ihre Aufgaben einzuweisen. Zwei Tage um ihnen das Team vorzustellen. Zwei Tage um sich kennen zu lernen. 200 freiwillige Helfer stehen unter Janine’s und meiner Obhut. Janine ist meine Kollegin in der Volunteerbetreuung. Gemeinsam managen wir alles rund um unsere freiwilligen Helfer.
Ich sitze an meinem Schreibtisch. Meine Liste für die beiden Tage umfasst mittlerweile mehrere Seiten. Wir müssen an so viele Dinge denken.
Dann kommt Christoph herein, der sich um das Marketing beim Campus Symposium kümmert. Er weist mich darauf hin, dass die für 14 Uhr geplante Zeltführung mit den Volunteers erst eine Stunde später stattfinden werden kann. Das bringt meinen Ablaufplan durcheinander, sodass ich ihn neu überdenken muss.
Zeitgleich klingelt mein Telefon. Es ist ein Volunteer, der sich anmelden möchte, aber Probleme beim Hochladen seines Fotos hat. Das ist kein Thema. Ich sage ihm, er solle dies einfach per e-Mail an mich schicken. Er ist zufrieden und ich habe wieder jemandem helfen können.
Gleich steht ein Termin mit unserer Projektleiterin an um die Verpflegung der Helfer an ihren Einsatztagen zu besprechen. Schließlich müssen wir uns nicht nur um ihre Aufgabenbereiche und Koordination kümmern, sondern auch ihre Verpflegung und Unterbringung gewährleisten.
„Ich brauche unbedingt zwei Volunteers mehr in meinem Bereich“, sagt Marie und eilt in diesem Moment in mein Büro. Ich erkläre ihr, dass ich dies sofort in der Liste vermerke und ihr zwei Personen mehr als ursprünglich gedacht, zuteilen werde.
So gibt es ständig Änderungen und Neuigkeiten, die meine Arbeit total spannend und interessant machen. Eine Nachricht blinkt auf meinem Bildschirm auf – eine Erinnerung an mein Meeting in fünf Minuten. Also, weiter geht’s!"