Reisen und Fahrten mit dem eigenen Verein
(wpi) In vielen Vereinen werden Reisen für Mitglieder und z. T. auch Nichtmitglieder zum Zwecke der Vereinspflege und der Werbung neuer Mitglieder organisiert. Sie sind bei den Teilnehmern sehr beliebt, besonders wenn die Reisegruppe homogen ist und gleiche Interessen verfolgt werden.
Für die verantwortlichen Organisatoren stellen sie jedoch eine besondere Herausforderung dar. Neben der Programmgestaltung, der Auswahl geeigneter Transportmittel und der Unterkünfte ist für ansprechendes Betreuungs-personal zu sorgen. Auch muss der Preis stimmen.
Solange die Vereinsreise überwiegend satzungsgemäße Ziele verfolgt (z. B. Jugend-Freizeit, Sportfahrt oder Trainingslager des Sportvereins, Kunstverein besucht kulturelle Einrichtung) ist auch wegen der Gemeinnützigkeit und der Steuerbegünstigung nichts zu beanstanden.
Warum Reisen anbieten?
Es gibt Vereine, bei denen die Reisen zum Vereinszweck gehören. Hierzu zählen: Völkerverständigung, Kriegsgräberfürsorge u. ä.
Aber auch Sozial- und Gesundheitsverbände verwirklichen mit ihren Kinder-, Jugend-, Familien- und Seniorenfreizeiten sowie Mutter-Kind-Kuren ihren Satzungszweck.
Aber auch andere Vereine können Reisen anbieten, auch wenn dies nicht explizit Satzungszweck ist.
Dazu zählen auch solche Reisen, die der Vereinspflege dienen.
Was ist bei der Planung zu beachten?
Grundsätzlich gilt: der Erfolg einer Reise wird durch die langfristig angelegte Vorbereitung und die richtige Bewerbung gelegt.
So sollen Reiseziel und Programm, Unterkunft und Transportmittel frühzeitig und so gewählt werden, dass ausreichend Teilnehmer gewonnen werden können. Es soll möglichst eine bestimmte Zielgruppe (z. B. Kinder, Familien, Senioren, Sportler oder Kulturinteressierte) angesprochen werden, damit das Programm auf ein einheitliches Interesse stößt.
Um finanzielle Risiken auszuschließen, ist eine gründliche Kalkulation erforderlich. Um ggf. Zuschüsse nutzen zu können, ist eine frühzeitige Grobplanung erforderlich. Bei der Preiskalkulation ist darauf zu achten, dass neben den direkten Kosten für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung und Versicherungen auch solche einfließen, die noch nicht abzusehen sind. Dazu zählen z. B. Eintritts- und Trinkgelder, Ausgaben für ad-hoc-Programmpunkte.
Werden Betreuungskräfte benötigt, müssen deren Kosten ebenfalls berücksichtigt werden, Dazu zählen dann Kosten der Unterkunft, Verpflegung und nicht zu letzt das Honorare.
Aber auch die Planung kostet Geld. Telefonate, Einladungsschreiben an die Mitglieder, Porto und vorab durchgeführte Besichtigungsfahrten (sogen. over-head-Kosten) müssen umgelegt werden.
Bei der Preiskalkulation muss berücksichtigt werden, ob unterschiedliche Beiträge für Einzelteilnehmer, Familien, Senioren, Kinder und Jugendliche oder auch für mitreisende Nichtmitglieder erhoben werden.
Wichtig ist, dass bei der Kalkulation berücksichtigt wird, dass nicht alle Plätze „verkauft“ werden. Es ist immer besser, wenn anschließend zuviel gezahlte Beträge erstattet werden als Fehlbeträge nachzufordern.
Die Bewerbung muss frühzeitig erfolgen. Motto: Je teurer die Veranstaltung desto früher muss die Werbung einsetzen.
Dabei reicht es in der Regel nicht aus, auf Mund-zu-Mund-Propanda zu setzen. Schriftliche Einladungen mit ausführlicher Beschreibung an die Mitglieder, Internet-Auftritte und Pressemitteilungen sollen frühzeitig das Interesse wecken.
Bei der schriftlichen Anmeldung muss ein Teil der Reisekosten eingezahlt werden und die Restbeträge nach einem festgelegten Zeitplan überwiesen werden.
Verpflichtungen des Vereins
Organisiert und veranstaltet der Verein in eigenem Namen eine Vereinsfahrt ist er kommerziellen Veranstaltern gleichgestellt, auch wenn er keine Gewinn-Interessen verfolgt.
Die Teilnehmer haben bestimmte Rechte, die auch nicht deshalb ausge-schlossen werden, weil es sich um Vereinsmitglieder handelt.
Muss am Ende der Verein Vereinsgelder aufwenden, weil die Beiträge der Reiseteilnehmer nicht ausreichen um die Kosten zudecken, ist darauf zu achten, dass Bestimmungen des Gemeinnützigkeitsrecht nicht verletzt werden, wonach kein Mitglied aus dem Vereinsvermögen begünstigt werden darf. Bei Fahrten, die der Zweckerfüllung des Vereins dienen, ist eine vertretbare Bezuschussung aus Vereinsmitteln dagegen kein Hindernis.
Nehmen Kinder und Jugendliche ohne Begleitung der Sorgeberechtigten an einer Fahrt teil, übernimmt der Verein eine besondere Verantwortung.
Neben schriftlichen Vollmachten der Sorgeberechtigten sind besondere Verhal-tensregelungen (Medikamenten, Diäten, Beachtung von Krankheiten, Erlaubnis zum Schwimmen, usw.) schriftlich einzuholen und die ständige telefonische Erreichbarkeit eines Sorgeberechtigten sicherzustellen.
Es ist auch sinnvoll Kinder- und Jugendfreizeiten durch qualifiziertes Betreuungspersonal zu begleiten. Qualifizierungen bieten kommunale Jugendeinrichtungen oder Sport- und andere Verbände.
Zum Schluss
Will ein Verein eine Reise anbieten und kann die Vorbereitungen und die Organisation nicht selbst leisten, ist ihm zu empfehlen, das Angebot eines kommerziellen Anbieters zu wählen. Auch bei diesen Veranstaltungen können Wünsche des Vereins berücksichtigt werden, wenn sie frühzeitig abgesprochen werden.
Bei allen Vereinsreisen und –fahrten gilt, dass im Anschluss eine ausführliche Berichterstattung in der Presse und im Verein selbst erfolgen sollte. Auch ein Nachtreffen mit den Reiseteilnehmern, bei dem Fotos und Erinnerungen ausgetauscht werden, führt oft zu neuen Aktivitäten im Verein und dient der Mitgliedergewinnung bzw. - reaktivierung.
Autor:Winfried Pickler aus Iserlohn |
Kommentare