Jobcenter: Elektronische Akte wird eingeführt

Das Jobcenter Märkischer Kreis wird ab Montag, 19. September, seine Akten elektronisch führen und die bisher bekannten klassischen Aktenberge und Dokumente nach und nach ablösen. Das Jobcenter wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiterhin – wie gewohnt - ihre Anliegen und Unterlagen in Papierform abgeben bzw. per Brief an das Jobcenter senden. Die eingehenden Poststücke werden gescannt und computerlesbar als elektronische Akte gespeichert.

Bundesweite Einführung bis Mitte 2018

Seitens der Bundesagentur für Arbeit wird die elektronische Akte schon seit 2012 in den Agenturen für Arbeit und den Familienkassen eingesetzt. Bezogen auf den Bereich der Jobcenter wurde dieses Verfahren bis zum Jahresende 2015 erfolgreich erprobt. Bis Mitte 2018 erfolgt nach und nach die bundesweite Einführung in allen 303 Jobcentern, die von der Bundesagentur mit den Kommunen als gemeinsame Einrichtung betrieben werden.

Schnellere Auskunft

Die Kundinnen und Kunden des Jobcenters werden von der modernen Technik insofern profitieren, als Auskünfte künftig schneller gegeben werden können. Denn die elektronische Akte ist bei allen zuständigen Mitarbeitern/-innen sofort auf dem Bildschirm verfügbar. Lauf-, Such- und Transportwege verkürzen sich erheblich.
Das Jobcenter Märkischer Kreis weist in dem Zusammenhang alle Kundinnen und Kunden auf einen wichtigen Punkt hin: Eingereichte Unterlagen werden nach der Digitalisierung noch 8 Wochen aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet (es sein denn, Kundinnen und Kunden teilen dem Jobcenter mit, dass sie ihre Unterlagen zurückerhalten möchten).

Kopie reicht meistens

Grundsätzlich gilt insofern, dass Originale (z.B. Arbeitsverträge, Kontoauszüge, Mietverträge etc.) nur dann eingereicht werden sollten, wenn diese vom Jobcenter ausdrücklich angefordert wurden. Ist das nicht der Fall, reicht die Übersendung einer Kopie.
Eine durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden umfasst aktuell ca. 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit ca. 5 Milliarden Blatt Papier in Jobcentern und täglich kommen 1,8 Millionen Blatt dazu. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten zu sparen.