Ratsinformationssystem

Ein Ratsinformationssystem ist ein EDV-gestütztes Informations- und Dokumentenmanagementsystem in Gemeinden bis hin zu Stadtstaaten.
Seit 1990 werden im deutschsprachigen Raum etwa 15 konkurrierende Systeme auf dem Markt angeboten. Ratsinformationssysteme erfüllen zunehmend vollständig alle mit der Arbeit der politischen Organe der Gemeinde zusammenhängenden Aufgaben bis tief hinein in die Verwaltungsabläufe. Dabei erfüllt ein Ratsinformationssystem verschiedene Aufgaben:

Wichtigstes Planungsinstrument für den Fortgang der Entscheidungsprozesse ist der Sitzungskalender der kommunalen Organe. Er ist im Ratsinformationssystem enthalten.

Ausgehend von den anstehenden Aufgaben der Gremien setzen Ratsinformationssysteme die geplanten Aufgaben auf eine automatisch generierte Tagesordnung. Die formale Aufstellung der Tagesordnung erfolgt durch den Vorsitzenden des jeweiligen Gremiums durch Ergänzung weiterer Punkte, die Gestaltung der Sitzungsreihenfolge und durch Verschiebung von Punkten auf einen anderen Termin.

Mit der Aufstellung der Tagesordnung durch den Vorsitzenden des Gremiums erfolgt der Versand der Einladung und die amtliche Bekanntmachung der Sitzung durch das Ratsinformationssystem. Dabei bieten die Systeme zunehmend die elektronische Übermittlung der Informationen über das Internet an. Die Umstellung auf ein vollelektronisches Versandsystem ist entsprechend der jeweiligen Gemeindeordnung an bestimmte Grenzen gebunden und erfordert teilweise die formale Zustellung einer schriftlichen papiergebundenen Einladung per Postversand.

Die Vorbereitungen der Sitzungen werden durch ein Ratsinformationssystem unterstützt. Dazu gehören die Raumplanung und die Bereitstellung der erforderlichen Arbeitsmittel für die Sitzung wie Beschallungsanlage, Beamer und andere Gegenstände. Für den Sitzungsdienst wird die Zusammenstellung der erforderlichen Unterlagen unterstützt. Dazu zählen unter anderem Geburtstagslisten, Anwesenheitslisten, Presseinformationen, Tagesordnungen zur Auslage im Publikumsbereich.

Während der Sitzung des Gremiums stellt das Ratsinformationssystem im Idealfall alle erforderlichen und Informationen als Grundlage zur Verfügung. Zudem erstellt das System ein Grundgerüst für das zu erstellende Protokoll, das bereits während der Sitzung in einer Kurzform oder vollständig erstellt werden kann. Es steht somit als ungenehmigter Entwurf Minuten nach der Sitzung für die weiteren Interessierten zur Verfügung steht.

Das Ratsinformationssystem erstellt aus den vorhandenen Daten ein Rohprotokoll, das um weitere Informationen angereichert wird. Dazu gehört unter anderem auch der Verlauf der Debatte und vor allem Änderungsanträge und deren Ergebnis.

Das Ratsinformationssystem soll automatisiert Protokollauszüge erstellen. Dazu ist es erforderlich, die anzusprechenden Dienststellen in der Verwaltung und anderen Gremien und eventuell Mandatsträger mit einem Exemplar zu versorgen. Im Rahmen des Systems kann dies durch eine Benachrichtigung oder durch eine E-Mail erfolgen.

Anhand der Teilnehmerliste und der in den Stammdaten zu hinterlegenden Informationen soll das System automatisiert Sitzungsgelder errechnen und im Idealfall durch eine Kassenschnittstelle zahlbar machen. Dabei sind einkommenssteuerrechtliche Vorschriften zu beachten.

Um dem Ideal eines papierlosen Büros näher zu kommen und die Verwaltungsabläufe mit Unterstützung der EDV schneller, transparenter und kostengünstiger zu gestalten, ist es die Aufgabe des Ratsinformationssystems, diese Abläufe der Informationsweitergabe sicherzustellen. Dazu müssen die bisherigen Wege der Mitzeichnung, Korrektur, Unterzeichnung, Genehmigung und anderer Verfahrensschritte durch ein fälschungssicheres Verfahren ersetzt werden. Dabei kommt es insbesondere darauf an, die Wege eines Vorgangs zu dokumentieren, Unterschriften von Mitarbeitern oder Mandatsträgern in fälschungssicherer Form zu belegen und verschiedene Bearbeitungszustände eines Dokumentes festzuhalten.

Das Ratsinformationssystem stellt den politischen Mandatsträgern die benötigten Informationen für die politische Arbeit zur Verfügung. Da diese Informationen über den öffentlichen Bereich hinausgehen, sind die Zugänge für Ratsmitglieder besonders sicherheitsrelevant. Sie bedürfen also einer Absicherung gegen unberechtigten Zugang, um den Belangen des Datenschutzes und der Verschwiegenheit Rechnung tragen zu können.
Die Bürgerinformationen werden voll- und teilautomatisch aus den im System vorhandenen Daten erzeugt. Sie werden dann vorwiegend über das Internet der Bevölkerung zur Verfügung gestellt. Zu den angebotenen Informationen gehören regelmäßig der Sitzungskalender, die Sitzungsvorlagen (so weit möglich) und die Sitzungsprotokolle. So soll sich der Bürger über den Stand der Entscheidungen zu den Belangen der Gemeinde informieren.

Die Verwaltung nutzt das Ratsinformationssystem, die politisch Verantwortlichen, die Mandatsträger und die Bürger darüber zu informieren, wie weit die von der Gemeinde beschlossenen Projekte umgesetzt wurden und ermöglichen so eine umfassende und aktuelle Überwachung der Verwaltung durch die Politik und der Politik durch die Wählerschaft.

Ich gebe es gerne zu, daß der obige Textteil weitestgehend aus der Internetenzyklopädie Wikipedia stammt. Besser als dort hätte ich es aber auch nicht formulieren können.

Die Informationen über das Ratsinformationssystem sind mir auch aus einem ganz anderen Grunde interessant und wichtig. Auch die Stadt Duisburg nutzt das Ratsinformationssystem. Insbesondere dann, wenn man sich als normaler Besucher oder gar als Journalist für die Arbeit der städtischen Gremien interessiert, erhält man dort viele nützliche Informationen und das tagesaktuelle Geschehen.

Auch die Bedienung ist sehr, sehr einfach. Eine Anmeldung mit Paßwort o. ä. ist nicht erforderlich. Man erhält einen Einblick in die Drucksachen, sowohl diejenigen, die schon abgearbeitet sind, wie auch diejenigen, die noch auf der Tagesordnung stehen. Man erhält einen Überblick über die Zusammensetzung des Rates und seiner Ausschüsse, unter Umständen sogar Daten darüber, wie man die Rats- und Ausschußmitglieder kontaktieren kann.