Digitale Dokumente beim Kirchenkreis Duisburg

Kein Zurück mehr zum Papier

Im Verwaltungsamt des Evangelischen Kirchenkreises Duisburg gibt es seit einigen Monaten eine kleine Revolution: Mit einem Dokumentenmanagementsystem soll der tägliche Wust an Papier so eingedämmt werden, dass in einigen Jahren jegliche Post, Dokumente und Vorgänge elektronisch zugänglich sind und Schrankordner nicht mehr nötig sind.

Der Anfang ist aufwändig und manchmal frustrierend, sagen Mitarbeitende und Verwaltungsleiterin Svenja Stepper. Doch einen Weg zurück kann es aus verschiedensten und guten Gründen nicht geben.

Als die Evangelische Kirche im Rheinland  das Dokumentenmanagementsystem und für die Probephase Freiwillige suchte, gehörte Kirchenoberverwaltungsrätin Svenja Stepper zu den ersten, die sich dafür meldete und mit dem Verwaltungsamt des Evangelischen Kirchenkreises Duisburg dieses neue Programm und dessen Abläufe im Detail testen wollte.

Probelauf beseitigt
„Kinderkrankheiten“

Wohlwissend, dass im Probelauf noch Kinderkrankheiten beseitigt werden müssen, war sich die Verwaltungsleiterin im Klaren, dass nur ein wirklich ausgereiftes Programm die Arbeit den Mitarbeitenden in der Verwaltung erleichtern und so letztendlich auch Kosten sparen kann.

„Als Kirche müssen wir jetzt noch mehr als sonst auf das Geld schauen“ betont Verwaltungsleiterin Stepper. „Hinzu kommt, dass im Lauf der Jahrzehnte Tonnen von Papier durch unser Haus der Kirche wandern und dafür viele Bäume sterben mussten. So weiterzumachen, ist unverantwortlich. Für mich stellt sich daher die Frage gar nicht, ob etwas passieren muss.“

Und in den letzten Monaten passiert nun viel zu diesem Thema: Eine Arbeitsgruppe hat mit der Softwarefirma das Programm auf die eigenen Bedarfe angepasst, die Mitarbeitenden wurden für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) geschult. Sämtliche Eingangspost, die per Papier in Haus kommt wird gescannt. Die Originalbriefe werden noch eine Zeit lang aufbewahrt.

Schlummern Briefe
noch vor sich hin?

Jedes gescannte Dokument erhält Identifikationsnummern und Zugriffsrechte für bestimmte Mitarbeitende. Im DMS können gleich mehrere Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung Vorgänge bearbeiten, nach einem Aktenplan zuweisen, nach Stichworten suchen und schließlich sehen, ob diese Vorgänge abgeschlossen sind. Ablagen, in denen Briefe vor sich hin schlummern oder niemand weiß, ob sich ihrer jemand erbarmt hat, kann es nicht mehr geben, denn der Posteingang mahnt zur Bearbeitung.

Die Mitarbeitenden müssen sich erstmal komplett umstellen und in dieser Phase kommt es dadurch auch zu Mehrarbeit. Aber: Das System ist gerade in der Homeoffice-Zeit von unschätzbarem Vorteil. Zu Beginn der Pandemie mussten manche Mitarbeitende körbeweise Ordner und Papier mit nachhause nehmen. Das ist jetzt kaum noch nötig.

Vieles wird von
zuhause erledigt

Und auch nach der Pandemie möchten viele weiter im Homeoffice arbeiten. Verwaltungsleiterin Stepper schwebt vor, dass in Zukunft der Hauptteil der Arbeit über das Netz von zuhause aus erledigt wird. Wege ins Haus der Kirche in der Duisburger Innenstadt werden seltener nötig sein; und wenn dies der Fall ist, reservieren sich die Mitarbeitenden für den Tag vorab einen Raum.

Noch ist das Zukunftsmusik, denn dafür müssen auch die Unterlagen in bestehenden Archiven im DMS erfasst werden. Eine Utopie ist das aber nicht, denn auch daran wird schon gearbeitet. Geplant ist zum Beispiel, dass schon 2024 die Vielzahl der Einzelplatzdrucker und Kopierer auf den Etagen abgeschafft werden und nur noch zwei große Hochleistungskopierer für die Gemeinden und Einrichtungen im Haus zur Verfügung stehen.

Das Verwaltungsamt selbst will bald komplett papierlos sein – und wenn alles nach Plan läuft, ziehen die Gemeinden und Einrichtungen im Evangelischen Kirchenkreis Duisburg auch nach.