Engpässe im Bürgeramt

„Die Problematik der erheblichen Wartezeiten im Bürgeramt und der von Besuchern vermehrt geäußerte Unmut über diese Situation entspricht den Tatsachen“, erklärt die Oberbürgermeisterin Dagmar Mühlenfeld in einer Stellungnahme.

„Dem Bürgeramt stehen für den Aufgabenbereich „Bürgerservice“ nach dem aktuellen Stellenplan 24 Vollzeitstellen und 7 Teilzeitstellen mit einem Vollzeitäquivalent von 28,60 Stellen zur Verfügung.
Diese Personalkapazität ist so bemessen, dass eine durchschnittliche Kundenfrequentierung ohne übermäßige Wartezeiten abgearbeitet werden kann und hat sich in der Vergangenheit auch als ausreichend erwiesen. Die aktuellen Probleme sind darin begründet, dass der Ist- Personalstand zum Teil deutlich von diesem Soll-Personalstand abweicht.
Zur Zeit sind drei Vollzeit- und zwei Teilzeitstellen nicht besetzt, da die auf diesen Stellen früher tätigen Mitarbeiter in den letzten Monaten innerhalb der Verwaltung auf andere Planstellen gewechselt sind. Für das Bürgeramt gilt – wie für die Gesamtverwaltung – bei Stellenvakanzen eine einjährige Wiederbesetzungssperre als eine Maßnahme zur Reduzierung von Personalkosten.

Ist-Personalstand weicht deutlich vom Soll-Personalstand ab

Daneben fehlen regelmäßig am Montag und Donnerstag zwei Mitarbeiter, die an einer etwa zwei Jahre dauernden Weiterbildung teilnehmen.
Weitere zwei Mitarbeiter sind seit etwa zwei Monaten langfristig erkrankt und eine Arbeitsaufnahme ist nicht absehbar. Dazu kommen die Kurzzeiterkrankungen.
Diese Ausgangssituation hat in den letzten Wochen dazu geführt dass zum Teil weniger als 50 Prozent des Soll-Personalbestandes für die zu erledigenden Aufgaben zur Verfügung standen.
Bei allem Einsatz der anwesenden Mitarbeiter bleiben an solchen Tagen überdurchschnittlich hohe Wartezeiten nicht aus. Betonen möchte ich aber, dass auch an diesen Tagen alle Kundenwünsche abgearbeitet werden.
Beeinflussbar sind seitens des Bürgeramtes nur die Bereiche Urlaub und – mit Einschränkungen - Krankheit. Der Urlaub wird bereits so reglementiert, dass maximal sechs Kollegen gleichzeitig Urlaub in Anspruch nehmen können und somit auch zu Zeiten Urlaub nehmen müssen,die den persönlichen Wünschen oft nicht entsprechen.

Urlaubswünsche der Mitarbeiter können nicht mehr berücksichtigt werden

Bezüglich der Gesundheitsprävention werden alle Mitarbeiter immer wieder auf die Nutzung der vorhandenen Angebote hingewiesen. Die Arbeit im direkten Kundenkontakt in einer offenen Halle bringt es mit sich, dass oftmals Erkältungskrankheiten zu Arbeitsausfällen führen.
Die fünf nicht besetzten Planstellen stellen für das Bürgeramt das Kernproblem dar. Zum 1. Juni kann die erste Stelle wieder besetzt werden, das Ausschreibungsverfahren läuft zur Zeit. Vom Personalamt wurden Anfang April drei Auszubildende,die im Juni/Juli ihre Prüfung ablegen, zugewiesen. Diese sollen nach Abschluss der Berufsausbildung im Bürgeramt verbleiben, so dass dann – mit Ausnahme einer Teilzeitstelle - alle freien Stellen wieder besetzt sind. Bis die nachrückenden Kräfte das breit gefächerte Aufgabenspektrum des Bürgeramtes anwendungssicher beherrschen, ist noch eine Einarbeitungsphase notwendig.

Im Herbst beruhigt sich die Situation im Bürgeramt wahrscheinlich wieder

Unter der Voraussetzung, dass nicht wieder fast zeitgleich mehrere Personen das Bürgeramt verlassen und neue Sperrzeiten auslösen, wird zum Herbst wieder ein Ist-Personalstand erreicht, mit dem die anfallenden Aufgaben mit dem gewünschten Service angeboten werden können.“