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HRW digitalisiert den kompletten Immatrikulationsprozess

 Am 3. Juli öffnete die HRW ihr Bewerbungs- und Einschreibungsportal für zulassungsfreie und -beschränkte Studiengänge. Seither haben über 1.600 Studieninteressierte ihre Bewerbung für das kommende Wintersemester 2020/21 abgegeben. Sie alle können sich nun auch online immatrikulieren, sollten sie sich für ein Studium an der HRW entscheiden.

Zwischen Auflagen und mit Kreativität hat die HRW ihr erstes digitales Semester gemeistert. Lehrveranstaltungen wurden per Videokonferenz gehalten, Praktika ins Homeoffice verlegt. Viele Auflagen wurden zwischenzeitlich von der NRW Landesregierung gelockert, eine persönliche Einschreibung am Campus wäre machbar.

Dennoch nutzte der Studierendenservice der HRW die Chance, Prozesse weiter zu digitalisieren. Die Bewerbung um einen Studienplatz war schon immer online über ein Portal möglich, das Bestandteil der eingesetzten Campus Management Lösung CampusNet der Fa. Datenlotsen war. Das Bewerbungsportal ist weiterhin online erreichbar.

Ergänzt wurde nun ein „Einschreibeportal“ mit einem Immatrikulationsbogen. Mit einem Klick öffnet sich eine Liste mit allen Bewerbungen, für die der Bewerber eine Zulassung erhalten hat. Hier kann ausgewählt werden, in welchen Studiengang man sich einschreiben möchte. Ab jetzt unterstützt ein „Assistent“ und navigiert bis zum finalen Schritt, an dem eine letztmalige Bestätigung gefordert ist. Dann werden das ausgefüllte Formular sowie Unterlagen und notwendige Dokumente abgesendet. Es ist ratsam im Vorfeld, Dokumente bereit zu legen, so ein Foto für den Studierendenausweis oder der Nachweis über die Krankenversicherung. Auf Basis dieser Unterlagen nimmt der Studierendenservice die Einschreibung vor und versendet die Unterlagen wie den Studierendenausweis und weitere Unterlagen bequem nach Hause, damit das Studium im Herbst starten kann.

So unkompliziert der „kontaktlose“ Immatrikulationsprozess sich jetzt gestaltet – die Programmierung und Umsetzung stellte eine Herausforderung dar. Denn viel Zeit blieb nicht bis zum Bewerbungsstart, auch wenn dieser vom Mai in den Juli verschoben wurde. „Wir haben mit den ‚Datenlotsen‘ einen kompetenten Ansprechpartner, der uns schon seit Jahren begleitet. Gemeinsam haben wir den Prozess der Immatrikulation überdacht, erarbeitet und mit Hilfe von CampusNet® NT programmiert. Das war für den Dienstleister und unsere Beschäftigten schon ein kräftezehrender Akt“, erklärt Sven Manshon, Leiter des Dezernats Studierendenservice und Internationales. Er hofft, dass sich die Studieninteressierten nicht nur online bewerben, sondern auch schnell für die Hochschule Ruhr West entscheiden und immatrikulieren. Denn die Hürde an den Bottroper oder Mülheimer Campus zu fahren, entfällt.

„Der digitalisierte Immatrikulationsprozess zeigt, dass wir eine serviceorientierte Hochschule sind, die nicht nur Chancen bietet, sondern auch selbst nutzt. Besonders in ungewöhnlichen Zeiten wie diesen“, erklärt Prof. Dr. Susanne Staude, Präsidentin der HRW. „Unsere Beschäftigten suchen nach Lösungen und nutzen ihr kreatives Potenzial. Digitalisierte Prozesse wie diesen können wir weiter optimieren.“

Zwei Verfahren

Seit Freitag, 3. Juli, können sich Studieninteressierte für das Wintersemester 2020/2021 bewerben und einschreiben.

Zu beachten ist, dass es zwei Verfahren gibt: für zulassungsfreie Studiengänge ist die Bewerbung
direkt über die Hochschul-Website möglich, für zulassungsbeschränkte Studiengänge ist eine zusätzliche Registrierung bei einer zentralen Vergabestelle – hochschulstart.de – notwendig. Eine Checkliste auf der Webseite hilft, die einzelnen Schritte der Bewerbungsverfahren nachverfolgen zu können.  

Die Bewerbung für zulassungsbeschränkte Studiengänge muss bis zum 20. August bei der Hochschule online abgegeben sein. Für zulassungsfreie Studiengänge können sich Studieninteressierte bis in den Herbst hinein einschreiben. Die genauen Fristen und, welcher Studiengang zulassungsfrei und welcher zulassungsbeschränkt ist, stehen auf der HRW Website.