Stadt Lünen | 1. Wunsch an den neuen Bürgermeister — Schluß mit der Service-Wüste Rathaus

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Für eine Kontaktaufnahme mit städtischen Mitarbeitern im Rathaus sind verschiedene Wege denkbar.

Wer über ausreichend Zeit verfügt, kann zu den Bürozeiten persönlich den betreffenden Mitarbeiter ansprechen und in der Regel wird ihm höflich und kompetent geholfen.

Schwieriger wird es schon, wenn der Sachbearbeiter nicht vor Ort ist.
Ein verantwortlicher Stellvertreter ist nicht in jedem Fall zu finden.

Es erscheint dann ein guter Einfall zu sein, sich per Telefon im Vorfeld mit dem Sachbearbeiter zu koordinieren.

Wenn bis jetzt noch alles harmlos bzw. normal erschien, kann nun die Service-Wüste Rathaus zuschlagen.

Ist der Sachbearbeiter dauerhaft nicht anwesend, sei es wegen eines Außentermins, Urlaub, Krankheit, so ist es leider kein Einzelfall, dass der/die Bürger*In sich das Freizeichen auf unbestimmte Zeit anhören kann, …wenn Er / Sie will.

In der privatwirtschaftlichen Kundenwelt wird in solchen Abwesenheitsfällen das Telefon umgestellt zu einem weiteren Mitarbeiter des Fachbereiches, in letzter Not zur Telefonzentrale.
Hier kommt sich der/die Bürger*In als Kunden der Stadtverwaltung gelinde gesagt veralbert vor, da dieser einfache Handgriff in den seltensten Fällen erfolgt.

Noch interessanter wird es, wenn die Kunden der Stadtverwaltung sich der nicht erst seit gestern gegebenen Möglichkeit einer EDV-gestützten Kontaktaufnahme bedienen.

Man kann sich aus dem Ratsportal die Mail-Adresse eines Sachbearbeiters heraussuchen und dann auf diesem Weg Kontakt aufnehmen.
Allerdings werden die Absender in ca. 8 von 10 Mailanfragen keine Eingangsbestätigung für das abgesandte Mail erhalten.
Und dabei ist es völlig gleich, ob der Empfänger im Rathaus anwesend ist oder nicht.

Weder gibt es regelmäßig eine automatisierte Empfangsbestätigung, noch wird trotz einer höflichen Bitte des Absenders um Bestätigung des Eingangs der Mail geantwortet!

Das ist insofern für den Mailabsender konflikthaltig, da er nie weiß, ob seine Mail überhaupt eingegangen ist, an der falschen Stelle gelandet ist oder was auch immer damit passiert ist.
Besonders befremdlich ist dies natürlich, wenn es auf das Datum des Eingangs ankommt.

Auch mehrfache Nachfragen lösen nicht immer diese Situation auf.

Ein aktuelles Beispiel:

Der Empfang eines Mails an den Bürgermeister, abgesendet Montag, 24.08.2015, wurde trotz entsprechender Bitte und nochmaligem Nachhaken bei der Beschwerdestelle am Donnerstag, 27.08.2015, bis heute, 01.09.2015, nicht bestätigt bzw. beantwortet.

Auszug aus dem ursprünglichen Mail hier:

Deshalb mein 1. Wunsch an die / den neue*n Bürgermeister*In:

Um Bürgernähe, gegenseitigen Respekt zwischen Bürger*Innen und Stadtverwaltung und konfliktfreie Serviceleistungen sicherzustellen sollte Sie / Er entsprechende Organisationsmaßnahmen treffen, koordinieren und deren Einhaltung im Auge behalten.

Vielleicht nicht ein unerheblicher Beitrag, um das auf den Lüner Straßen allethalben hörbare negativ belegte Imagebild der Stadtverwaltung wieder aufzupolieren!

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