„Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes“ im Rathaus

„Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes“
Anträge, offen 4. Dezember 2014

Antrag gem. § 14 : Modellprojekt „Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes“
Antrag: Modellprojekt „Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes“
Sehr geehrter Herr Bürgermeister,
wir bitten, den folgenden Antrag zur Beratung vorzulegen.

Beschluss: Die Stadt Herten führt ein Modellprojekt zur Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes ein. Hierzu wird ein Konzept, einschließlich eines belastbaren Zeit- und Finanzierungsplanes, zur Einführung eines elektronischen Sitzungsdienstes vorbereitet.

Begründung:
Der Einsatz neuer Medien kann im Bereich der Druck-, Versand- und Personalkosten zu erheblichen Einsparungen führen. Gleichzeitig verbessern sich die Arbeitsmöglichkeiten für die Mitglieder des Rates. Außerdem ist unter dem Gesichtspunkt eines nachhaltigen Rohstoffverbrauches der Einsatz elektronischer Kommunikation deutlich zeitgemäßer.
Die Verwaltung der Stadt Herten stellt die Sitzungsunterlagen für den Rat und seine Ausschüsse im „more-rubin“ zur Verfügung. Diese Dateien sollen grundsätzlich textlich recherchierbar sein (Ausnahme Pläne usw.).Ebenso ist ein direkter Zugriff durch den Installierten HotSpot möglich.
Ein Versand von schriftlichen Unterlagen an diesen Personenkreis findet grundsätzlich nicht mehr statt.
Zu diesem Zweck ist der freiwillige Verzicht des Anspruches auf entsprechend schriftlichen Unterlagen durch ein Ratsmitglied zwingende Voraussetzung für eine Teilnahme am elektronischen Sitzungsdienst der Stadt Herten.
Zur Wahrung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen wird das am elektronischen Sitzungsdienst teilnehmende Ratsmitglied durch die Verwaltung über die Bereitstellung der Sitzungsunterlagen z.B. in Session elektronisch informiert. Diese Information erfolgt als Email und auch gleichzeitig als SMS, wenn das Ratsmitglied die entsprechende Information bereitstellt.
Für die erforderliche technische Ausstattung stellt die Stadt dem Ratsmitglied wie folgt Mittel zur Verfügung:
Tablett PC werden z.Zt. schon unter 100,- € angeboten. Die Stadt Herten zahlt für die Beschaffung eines Lesegerätes eine Pauschalt von 100 €
Die nicht rückzahlbare Pauschale von 100 € soll die Anschaffung einer Minimalausstattung zur Teilnahme am elektronischen Sitzungsdienst ermöglichen (e-reader). Die Beschaffung eines für das Ratsmitglied geeigneten Lesegerätes erfolgt durch das Ratsmitglied selbst. Dabei steht es dem Ratsmitglied frei eine höherwertige technische Ausstattung auf eigenen Kosten zu erwerben. Auch die sachgerechte Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes obliegt der Verantwortung des Ratsmitgliedes.
Viele Kommunen[1] unterschiedlichster Größenordnungen gehen derzeit dazu über, die Arbeit der Räte und Ausschüsse im Bereich der Unterlagen – Einladung, Drucksachen, Niederschriften – umzustellen. Statt der zuvor gebräuchlichen Papierunterlagen werden die Dokumente in elektronischer Form bereitgestellt. Die elektronischen Unterlagen werden dann seitens der Mandatsträger/-innen über spezielle mobile Geräte, vorzugsweise sogenannte Tablet-PC´s, abgerufen. Tablett PC werden z.Zt. schon unter 100,- € angeboten. Für die erforderliche technische Ausstattung stellt die Stadt dem Ratsmitglied wie folgt Mittel zur Verfügung: Die Stadt Herten zahlt für die Beschaffung eines Lesegerätes eine Pauschalt von 100 €. Die nicht rückzahlbare Pauschale von 100 € soll die Anschaffung einer Minimalausstattung zur Teilnahme am elektronischen Sitzungsdienst ermöglichen. Die Beschaffung eines für das Ratsmitglied geeigneten Lesegerätes erfolgt durch das Ratsmitglied selbst. Dabei steht es dem Ratsmitglied frei eine höherwertige technische Ausstattung auf eigenen Kosten zu erwerben. Auch die sachgerechte Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes obliegt der Verantwortung des Ratsmitgliedes. Die Stadt stellt schon derzeit durch das System „more-rubin“ in ihrer Verantwortung elektronisch alle Sitzungsunterlagen zur Verfügung.
Ziel der Verwaltung wie auch der Politik sollte es daher sein, eine moderne, papierarme und insgesamt effiziente Arbeitsgrundlage für die Mandatsträger zu schaffen. Die Vorteile dieses Vorhabens sind sowohl für die Mandatsträger als auch für die Verwaltung die schnelle Einsichtnahme in alte und aktuelle Sitzungsunterlagen sowie die Minimierung des persönlichen Archivierungsaufwandes und der direkte Zugriff auf die kompletten Unterlagen zu einer Sitzung.
Eine vollständige Bereitstellung auf elektronischem Wege anstelle von Papier muss zunächst rechtssicher möglich sein und zudem auch einen wirtschaftlichen Vorteil einbringen.
Während elektronische Unterlagen als Serviceleistung der Verwaltung bereits seit längerer Zeit zusätzlich zum Papier bereitgestellt werden, ist geplant, zukünftig auf die papiergebundene Variante zu verzichten.
Eine Vorschrift, in welcher Form der Rat einzuberufen ist, findet sich in der Gemeindeordnung nicht. Vielmehr schreibt der § 47 Abs.2 Satz 1 GO vor, dass diese Frage in der Geschäftsordnung geregelt werden muss.
Gem. § 3a Abs. 2 VwVfG NRW kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden.
Es ist somit grundsätzlich zulässig, die Gremienunterlagen in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen. Nach der Kommentierung zur GO ist es aber erforderlich, dass jedes einzelne Ratsmitglied einen Antrag stellt und damit gleichzeitig auf die Niederschriften in Papierform verzichtet
Vor diesem Hintergrund sind eine Form der elektronischen Einladung und ein elektronisches Dokumentenmanagement im Rahmen von sog. Ratsinformationssystemen rechtlich zulässig.
Allerdings wird zu berücksichtigen sein, dass aufgrund des Rechtes aller Ratsmitglieder auf gleiche Information und gleichen Informationszugang eine Teilnahme an einem Ratsinformationssystem auf elektronischer Grundlage nicht aufgezwungen werden kann.
Besteht für Ratsmitglieder nicht die Möglichkeit, an einem derartigen Verfahren teilzunehmen, so wird Ihnen das Recht zustehen, weiterhin schriftlich und postalisch geladen zu werden.
Da allen Ratsmitgliedern sowie den sachkundigen Bürgern ein Tablet-PC zur Verfügung gestellt wird, die technischen Voraussetzungen hier im Rathaus (W-Lan) zur Verfügung stehen, stehen aus Sicht der Verwaltung allen Fraktionsmitgliedern die gleichen Information und gleichen Informationszugang zur Verfügung.
Gemäß § 56 Abs. 3 Satz 1 GO gewährt die Stadt den Fraktionen aus Haushaltsmitteln Zuwendungen zu den sächlichen und personellen Aufwendungen für die Geschäftsführung.
Der Einsatz eines elektronischen Sitzungsdienstes darf nicht zum Selbstzweck erfolgen, sondern muss zur Entlastung des Haushaltes auch einen wirtschaftlichen Vorteil erbringen. In diesem Zuge wird daher vorab eine Wirtschaftlichkeitsanalyse erstellt, die die Personal und Sachkosten der beiden Alternativen gegenüberstellt. Die Analyse wird der Beschlussvorlage beigefügt.
Schwerpunkt der Analyse ist die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit – Personal- und Sachkosten – für die Varianten „Papiersitzungsdienst“ und „elektronischer Sitzungsdienst“.
Aus der Analyse soll hervorgehen, ob eine wirtschaftliche Nutzung nur dann erreicht werden kann, wenn den notwendigen Investitionen in Geräte auch Einsparungen im Bereich des konventionellen Drucks gegenüberstehen. Die Verwaltung geht daher davon aus, dass alle Ratsmitglieder und sachkundigen Bürger die elektronische Form der Sitzungsunterlagen nutzen und somit neben dem Aufwand für Druckerzeugnisse auch Porto- und Personalkosten reduziert werden können.
Da die Papierunterlagen vielfach spätestens nach der Nutzung direkt entsorgt werden, kann durch die elektronische Arbeitsweise somit zudem auch ein Beitrag zu einer umweltbewussten Mandatsarbeit geleistet werden.

Mit freundlichen Grüßen