Was man bei Mitgliederverwaltung und Netzwerkarbeit unbedingt beachten muss

Aus der Veranstaltung „Datenschutz im Verein - Das sollten Sie wissen und umsetzen!“

Pro Mittelstand Hamminkeln e.V. hatte gemeinsam mit der Niederrheinische Sparkasse Rhein-Lippe zur kostenlosen Infoveranstaltung „Datenschutz im Verein“ eingeladen und 85 Personen aus über 40 Vereinen sind der Einladung gefolgt. Der Saal im Bürgerhaus Bölting in Hamminkeln war bis auf den letzten Sitzplatz belegt und die Teilnehmer hatten viele Fragen mitgebracht, die Ihnen unter den Nägeln brannten.

„Die große Resonanz auf unsere Einladung zeigt doch ganz deutlich wie verunsichert die hiesigen Vereine beim Thema Datenschutz sind“ führt Christoph Nienhaus, Datenschutzbeauftragter bei "Pro Mittelstand" aus.

Ziel und Zweck des Abends, war es den Vereinen anhand von praktischen Beispielen und einfachen Worten zu erläutern was unbedingt beachtet werden muss. Bevor der Hauptvortrag startete begrüßte Oliver Duhr, 2. Vorsitzender von Pro Mittelstand Hamminkeln e.V. die zahlreichen Gäste. Direkt vor dem Hauptvortrag zeigte dann die Nispa vertreten durch Dirk Neukäter die Software SPG Verein, die auch beim TV Voerde zur datenschutzkonformen Mitgliederverwaltung von über 220 Mitgliedern eingesetzt wird. Die Software ist eine Entwicklung der Sparkassenorganisation und wird mittlerweile von über 200 Vereinen in der Region eingesetzt.

Christoph Nienhaus nahm den Ball dankend auf und führte anhand von praktischen Beispielen durch die Broschüre des LDI NRW. Angefangen von einer kurzen Erklärung, das der Datenschutz keine Datenschütz sondern die Persönlichkeitsrechte der Menschen schützt, über die Erklärung was denn überhaupt Datenverarbeitung ist, den Bestellungspflichten eines Datenschutzbeauftragten wenn viele Personen mit der Datenverarbeitung beschäftigt sind bis hin zur Rechtmäßigkeit und der Erstellung eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten war alles mit dabei.

Vor der Veranstaltung hatte sich der Referent auch noch 47 Hamminkelner Vereine über eine Google Suche im Internet anzeigen lassen. Davon haben 35 eine eigene Internetseite, allerdings waren knapp zwei Drittel der besuchten Internetseite datenschutztechnisch bedenklich und hatten entweder keine oder eine fehlerhafte oder eine Datenschutzerklärung, die nicht mit einem Klick erreichbar war.

Im Anschluss an den Vortragsteil wurden noch viele Fragen zur praktischen Umsetzung gestellt, die alle mit einer Mischung aus rechtlichen Voraussetzungen gepaart mit einem ordentlichem Schuss Pragmatismus beantwortet werden konnten.

Um auch im Nachhinein den Vereinen die Umsetzung zu erleichtern und viele praktische Beispiele den Betroffenen an die Hand zu geben, hat Pro Mittelstand Hamminkeln e.V. sowohl den Vortrag als auch die Broschüre der Landesdatenschutzbeauftragten NRW und viele weitere Umsetzungshilfen zum Runterladen auf http://www.promittelstandhamminkeln.de/veranstaltungen bereitgestellt. Dort können Interessierte sich das Paket auf den Rechner laden und direkt die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung umsetzen.

Erste Hilfe im Datenschutz für Vereine

1. Laden Sie sich das Paket „Datenschutz im Verein“ von der Seite http://www.promittelstandhamminkeln.de/veranstaltungen herunter und lesen Sie sich in die Broschüre des LDI ein
2. Überprüfen Sie Ihre Internetseite und schauen Sie ob Sie eine Datenschutzerklärung haben, und falls ja ob die vollständig und auch mit 1 Klick erreichbar ist.
3. Legen Sie ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten an dokumentieren Ihre Prozesse zur Mitgliederverwaltung
4. Nicht diskutieren, nicht überlegen, nicht lamentieren, sondern einfach machen!